秋の繁忙期が来る前に。事務仕事を手放す順番と、オンライン事務代行の使いどころ

こんにちは、ねこの手合同会社です🐾 8月も残りわずかとなり、朝晩の空気が少しずつやわらいできました。この時期になると「秋からの体制、そろそろ整えないと」というご相談が増えてまいります。今回は、オンライン事務代行のご利用を検討されている方に向けて、どの業務から手放すと効果が出やすいのか、料金はどう考えればよいのか、引き継ぎには何を用意すればよいのかを、順を追ってご紹介します。

8月末は、事務まわりを見直すのにちょうどいい時期です

秋から年末にかけては、多くの会社さまで動きが大きくなります。展示会やイベント、期末に向けた見積・請求のラッシュ、そして年末調整や決算の準備。気づいたときには、社長さまやご担当者さまが夜な夜な帳簿を入力している……というお話を、私たちも本当によく伺います。

事務のお仕事を外に出すときに、いちばん時間がかかるのは実は「引き継ぎ」です。忙しくなってから慌ててご依頼いただくと、説明する時間そのものが取れず、かえって負担が増えてしまうことがあります。だからこそ、少し余裕のある今のうちに準備しておくのが、いちばん失敗の少ない進め方です。

ねこの手合同会社は愛知県常滑市の小さな会社ですが、オンライン事務代行は全国対応です。やり取りはメール・チャット・オンライン会議で完結しますので、遠方の方でも同じようにお手伝いできます。

手放す業務は「3つの質問」で決められます

「何を頼めばいいのか分からない」というのは、いちばん多いお悩みです。そんなときは、日々の作業をひとつずつ思い浮かべながら、次の3つの質問に答えてみてください。

• 自分でなくてもできる仕事ですか？　判断ではなく「作業」に近いものは、外に出しやすい仕事です。
• 毎月くり返している仕事ですか？　一度手順を渡せば、翌月から丸ごと軽くなります。効果が積み重なる仕事です。
• 手順を言葉で説明できますか？　説明できる仕事＝引き継げる仕事です。うまく言えないものは、まだ手元に置いておいて大丈夫です。

3つとも「はい」になった仕事が、最初にお任せいただく候補です。逆に、値決めやお客様への謝罪、採用の可否といった判断が中心の仕事は、無理に手放さないことをおすすめしています。全部をお預けいただく必要はありません。まずは1つか2つ、いちばん気の重い作業から始めるのが、いちばんうまくいきます。

ねこの手にお任せいただける事務仕事（全国対応）

実際にお引き受けしている業務は、たとえば次のようなものです。

• 経理まわり：帳簿入力、請求書・領収書の作成、入金消込のチェック
• 書類作成・データ入力：見積書、報告書、名簿やリストの整備
• SNS運用：投稿文の作成、画像の準備、投稿の代行
• メール対応：お問い合わせの一次受付、定型のご返信
• 資料整理・議事録：録音からの書き起こし、会議資料の体裁づくり
• Webサイト更新：お知らせの追加、写真の差し替え、営業時間の修正
• リサーチ：他社の料金調べ、補助金や制度の情報収集、リスト作成

対応時間は平日9時〜18時です。「これは頼めるのかな？」と迷うものがあれば、遠慮なくお聞かせください。お受けできないものは、その理由と代わりの方法を正直にお伝えします。

料金の考え方と、月20〜40時間でできることの目安

オンライン事務代行は、月ごとの時間で区切ったサブスク型です（すべて税込）。

• Aプラン　月20時間　88,000円
• Bプラン　月30時間　132,000円
• Cプラン　月40時間　176,000円
• 時間を超えた分は 6,600円／時間

いちばん多いご質問が「20時間って、どのくらい進むの？」です。月20時間は、ざっくり1日1時間ぶんのイメージです。内容にもよりますが、月あたり請求書の作成30件ほどと、帳簿入力、そこにSNSの週2回投稿を足す、といった組み合わせで収まるお客様が多くいらっしゃいます。

ご検討の際は「安いか高いか」よりも、その時間で社長さまが何をできるようになるかで考えていただくのがおすすめです。月20時間の事務作業が手元から離れれば、その分を営業やお客様対応、新しい仕込みに回せます。まずは見積もり無料ですので、今の作業内容をそのままお聞かせいただければ、必要な時間の目安をお出しします。

引き継ぎをスムーズにする、3つのご準備

ご依頼が決まったあと、最初の1か月をスムーズに進めるために、次の3つをご用意いただけると助かります。どれも完璧でなくて大丈夫です。

• 今の手順の記録：画面を録画しながら一度いつも通りにやっていただくのが、いちばん早くて確実です。箇条書きのメモでも構いません。
• 使うツールの権限：会計ソフトやクラウドストレージ、SNSなど、必要な範囲だけの権限をご準備ください。閲覧のみから始めることもできます。
• 判断の線引き：「◯万円以上は確認」「この文面ならそのまま返信してよい」といったルールを決めておくと、往復の手間がぐっと減ります。

最初の1か月は、私たちからの質問がどうしても多くなります。ここで丁寧にすり合わせておくと、2か月目からはほとんど手を離していただけます。「聞かれるのが面倒」と感じる時期こそ、いちばん大事な仕込みの時間だとお考えください。

よくいただくご質問

Q. 少しだけお願いすることもできますか？
A. まずはご相談ください。作業量が月20時間に満たない場合でも、内容によってはご提案できることがあります。無理に大きなプランをおすすめすることはありません。

Q. 情報の取り扱いが心配です。
A. お預かりした資料やアカウント情報は、業務に必要な範囲でのみ使用し、外部に共有することはありません。ご不安な点は、契約前に遠慮なくご確認ください。

Q. 遠方でも大丈夫でしょうか？
A. オンライン事務代行は全国対応です。北海道から沖縄まで、オンラインのやり取りで問題なく進められます。

Q. どんな会社が使っていますか？
A. 社長さまがひとりで事務までこなしている小さな会社さま、事務担当の方が産休・退職で抜けてしまった会社さま、事業が伸びて手が回らなくなった会社さまなど、さまざまです。

まずは、いまのお困りごとをお聞かせください

ねこの手合同会社（愛知県常滑市）では、オンライン事務代行のほか、愛知・三重エリアでの便利屋サービス、そして、お客様からお預かりしたキャラクターやお子さまの絵を3Dプリンターで立体化するサービスもお引き受けしています。どの窓口も同じ、見積もり無料です。

「これって頼めるのかな」という段階のご相談で構いません。お問い合わせはお問い合わせフォームからどうぞ。ねこの手、お貸しします😺